সম্বোধন লিখুন: “বরাবর, চেয়ারম্যান/মেয়র, পৌরসভা”
নিজের নাম, ঠিকানা, মোবাইল নম্বর লিখুন
তারিখ উল্লেখ করুন
বিষয় লিখুন: “বিষয়: [আপনার আবেদন/সমস্যার সংক্ষিপ্ত শিরোনাম]”
সংক্ষেপে ও স্পষ্টভাবে আবেদনটি লিখুন
প্রয়োজনীয় তথ্য, স্থান, সমস্যা বা অনুরোধ উল্লেখ করুন
ভদ্র ও আনুষ্ঠানিক ভাষা ব্যবহার করুন
অতিরিক্ত আবেগ বা অপ্রয়োজনীয় কথা এড়িয়ে চলুন
সমর্থনে প্রয়োজনীয় কাগজপত্রের কথা উল্লেখ করুন
শেষ লাইনে কৃতজ্ঞতা প্রকাশ করুন
“বিনীত নিবেদক” লিখে নিজের নাম স্বাক্ষর করুন
প্রয়োজনে পিতা/স্বামীর নাম, ওয়ার্ড নম্বর, জাতীয় পরিচয়পত্র নম্বর যুক্ত করুন